Im Homeoffice und bei hybrider Arbeit die Zeit erfassen
Um 30 Jahre wurde die Uhr zurückgestellt. Wieder eine neue bürokratische Hürde, gar ein „Bürokratie-Monster“. Wieder wird uns allen das Leben schwerer gemacht! Und geraten wir im internationalen Wettbewerb in den Rückstand? So waren spontane Reaktionen auf die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts, dass per Gesetz eine Pflicht für die Arbeitszeiterfassung eingeführt werden muss. Und das bedeutet das Ende der Vertrauensarbeitszeit? Nein, das muss nicht sein!
Das ist das Ziel: Die Urteile und das neue Gesetz wollen, dass die gesetzlichen Arbeitszeiten nicht regelmäßig überschritten werden. In den meisten Unternehmen und Branchen sind geringere Arbeitszeiten vereinbart. Leitende Angestellte sind häufig davon ausgenommen. Die Urteile mahnen an, dass das Einhalten der gesetzlichen Vorschriften auch nachvollziehbar ist und bei einem Überschreiten interveniert werden kann. Der Gesetzgeber hat die Handlungsspielräume zu bestimmen. Daran werden auch alle Beteiligten in den Unternehmen interessiert sein.
Das ist das Problem: In der Vertrauensarbeit, hybriden Arbeit und im Homeoffice verläuft die individuelle Arbeit flexibel, nicht nach einheitlichen verbindlichen Zeiten. Dadurch sollen alle Mitarbeitende ihre Bedürfnisse verfolgen können, zum Beispiel in der Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
Tatsächlich erfolgen viele alltägliche berufliche Tätigkeiten in der hybriden Arbeit und im Homeoffice im Wechsel mit anderen Aufgaben. Zwischendurch kurz zehn Minuten Mails checken oder eine Teams-Session machen. Erreichbar sind viele Mitarbeitende viel länger als die vereinbarte Arbeitszeit. Und wer Mails fertig macht, nachdem die Kinder am Abend im Bett und bevor diese am Morgen wieder betreut werden, hält zumeist nicht die gesetzlichen Ruhezeiten ein.
So geht die Lösung: Aus der Not eine Tugend machen. Das gilt auch hier. Denn Vertrauensarbeit, hybride Arbeit und im Homeoffice werden auch künftig nicht verboten. Die Erfassung der Arbeitszeit kann Vorteile schaffen, zum Beispiel um eine schleichende Selbstausbeutung zu vermeiden und auch den eigenen Arbeitstag besser zu organisieren. Kreative Lösungen für die Vertrauensarbeit, hybride Arbeit und das Homeoffice schaffen Unternehmen auch Vorteile im Wettbewerb:
Intuitive Self-Service-Tools, am besten per App, sorgen für eine intelligente Zeiterfassung. Das System warnt, aufgrund der bisherigen Daten, rechtzeitig vor einem möglichen Überschreiten der Arbeitszeit. Nur bei mehrfachem Überschreiten wird der Arbeitgeber informiert. Ansonsten bleiben die Daten allein beim Mitarbeitenden. Das wird auch Personalvertretungen überzeugen. Die Flexibilität der Mitarbeitenden, das Vertrauen und gegenseitige Wertschätzung bleiben gewahrt.
Das ist die Wirkung: So viel Gestaltung wie möglich, so wenig Aufwand wie nötig. Die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeitenden wird gestärkt, wenn ihnen vom eigenen Unternehmen die Möglichkeit gegeben wird, die eigene Arbeitszeit optimal zu gestalten. Davon profitieren auch die Unternehmen, die – ohne genaue Daten zu benötigen – davon ausgehen können, dass die Mitarbeitenden die eigene Zeit in der hybriden Arbeit oder im Homeoffice möglichst gut nutzen.
Und wenn das Zeitbudget überschritten wird, können gemeinsam vertrauensvoll die Ursachen ermittelt und Veränderungen festgelegt werden. Zusammen festzulegen, was erreicht und wieviel Zeit dafür eingesetzt werden soll, ist schon immer die Grundlage für gemeinsamen Erfolg. Mit einem „smarten Time-Sheet“, das in der Vertrauensarbeit, hybriden Arbeit und im Homeoffice korrekt geführt wird, stehen Daten zur Verfügung, nicht nur nach Gefühl zu entscheiden. Denn auch in Zukunft soll die reine Erfüllung der Arbeitszeit nicht das primäre Ziel der Mitarbeitenden sein.
Beratung zu den Hintergründen, Daten und Fakten zum Homeoffice & Co.
Nach dem Urteil des EuGH im Jahr 2019 hat Groß & Cie. gemeinsam mit der Universität Frankfurt eine Umfrage unter Arbeitnehmenden erstellt zu den Bedarfen der Arbeitszeiterfassung Studie Arbeitszeiterfassung. Dabei werden die Bedürfnisse und auch Vorteile der Erfassung der Arbeitszeiterfassung im Homeoffice deutlich, die während der Corona-Pandemie noch deutlicher geworden sind. Hier finden Sie den Download der wichtigsten Ergebnisse.
Und hier finden Sie mehr zu unserer Beratung zum Thema Mitarbeiterbindung. Die einfache und vertrauensvolle Erfassung der Arbeitszeit kann im Retention Management künftig ein wichtiger Faktor sein.
Gerne sprechen wir über die besonderen Herausforderungen der Arbeitszeiterfassung in Ihrem Unternehmen.
Mobil ist Managing Partner Dr. Michael Groß erreichbar unter 0171 2428 624. Oder schreiben Sie ihm eine E-Mail.