Den Wandel konsequent umsetzen.
Durch klar bestimmte Meilensteine.

Es gibt nichts Gutes, außer man tut es. Das bekannte Motto hat vor allem im Change Management nichts an Bedeutung verloren. Die Umsetzung benötigt ein konsequentes Projektmanagement, das von der Unternehmensleitung mit einem klaren Auftrag und den notwendigen Kompetenzen ausgestattet wird. Der erste Tag zur Umsetzung einer Transformation ist - das Aufsetzen der Ziele und Strategie. Hier sollte die Umsetzung berücksichtigt werden – und nicht erst wenn die Planungen abgeschlossen werden. Denn jede gute Idee oder Strategie muss aus den bestehenden Unternehmen heraus umgesetzt werden.

Groß & Cie übernimmt als erfahrener Projektmanager die Umsetzung des Change Programms. Dieses Projektmanagement erfolgt zumeist temporär, besonders wenn im Unternehmen das Change Wissen und die Erfahrungen nicht vorhanden sind. Denn die im Change Management verbundenen Aufgaben unterscheiden sich von den üblichen Tätigkeiten in Unternehmen. Dazu zählt das Einrichten und der Betrieb des Projektmanagement-Office, in dem alle Fäden zusammenlaufen. Oder auch das Risikomanagement und die Qualitätssicherung. Gerade in diesen sensiblen Bereichen, die für den Erfolg jedes Projekts elementar sind, benötigen Unternehmen „neutrale Schiedsrichter“ wie Groß & Cie., die für einen Interessenausgleich und klare Prioritäten sorgen.

Was wir für Sie tun

Allein die Einrichtung eines temporären Projektmanagement-Office (PMO), das alle Linien im Unternehmen verknüpft, zeigt jedem im Unternehmen die Ernsthaftigkeit des Change Programms an. Faktisch ermöglicht erst ein PMO ein Multiprojekt-Management, wie dies bei den meisten Change Programmen notwendig ist. Die Gesamtsteuerung durch das PMO bezieht sich deshalb vor allem auf die Koordination der Prozesse im Projekt, um die gegenseitigen Abhängigkeiten im Ablauf der Teilprojekte zu identifizieren und zu beherrschen.

Zum Einsatz kommen, neben situativen Führungsinstrumenten im Reporting und Controlling, auch für komplexe Programme bewährte IT-Tools zum Einsatz, wie MS Project oder Change Point. Dadurch können Konflikte im Projektverlauf vor ihrer Entstehung identifiziert und mit den beteiligten Fachabteilungen zielorientiert gelöst werden. Nicht zuletzt ist über ein PMO auch das Coaching für alle anderen beteiligte Führungskräfte, die wenig Erfahrung mit vergleichbaren Projekten haben, viel einfacher möglich. Das Change Programm hat mit dem PMO eine Adresse!

Viele Herausforderungen im Change Management entstehen während der Umsetzung aus fachlichen Abteilungen, z.B. IT-Migrationen, oder aus der Organisation, z.B. fehlende Ressourcen und Kompetenzen. Oder Führungskräfte und Mitarbeiter wollen einfach nicht so wie sie sollen. Widerstände entstehen meist plötzlich, sind aber vorhersehbar. Groß & Cie, identifiziert im Projektverlauf mögliche Risiken und entwickelt passende Lösungsvorschläge - erneut als neutraler Dritter, der nur die Projektziele im Blick hat.

Ebenso ist das Qualitätsmanagement (QM) entscheidend, das gleich zu Beginn als fester Bestandteil im Change Management vorgesehen wird. Eckpunkte sind die Meilensteine, zu denen genaue Beschreibung des Projektstatus und der eingesetzten Ressourcen festgelegt werden sollten. Durch diese Qualitätsmaßstäbe wird vor allem bei Nichterreichen von Meilensteinen eine strukturierte Prüfung der bisherigen Aktivitäten und der notwendigen Anpassungen im weiteren Vorgehen möglich – natürlich ohne die grundsätzlichen Zielsetzungen in Frage zu stellen.

Zudem sollten bei jedem Projekt möglichst auch vorhandene QM-Systeme im Unternehmen eingesetzt werden, z.B. EFQM-Verfahren, um bewährte Maßstäbe nutzen zu können und den Aufwand nicht über das notwendige Maß steigen zu lassen.

Bei Change Projekten müssen schnell neue Kompetenzen in Unternehmen entwickelt werden. Zudem sollte das neu erlangte Wissen gesichert und für künftige Projekte nutzbar gemacht werden. Wie auch bei der Qualitätssicherung können bestehende Systeme genutzt werden. Jedoch empfiehlt es sich, auch neue Instrumente einzusetzen, die schnell die spezifischen Anforderungen im Projekt umsetzen können, wie z.B. Blended Learning oder Wikis. Beide ermöglichen einen schnellen Aufbau und den Transfer von notwendigen Kompetenzen. Dadurch merken Führungskräfte und Mitarbeiter, dass das Change Projekt ihnen auch über den eigentlichen Anlass hinaus nützt – was wiederum die Motivation für das Change Projekt stärkt.

Groß & Cie kann hier nicht nur die Kompetenzen und Erfahrungen aus der Personalentwicklung, dem Führungskräfte-Coaching und von online-basierten Wissensmanagementsystemen einbringen. Vielmehr geht es auch darum, das Change Projekt so zu dokumentieren, dass der Verlauf – inklusive die Bewältigung von Hindernissen – die „Lessons Learned“ sowie die konkreten Ergebnisse für die Implementierung für jeden beteiligten Mitarbeiter schnell und einfach verfügbar wird. Hierzu reicht es nicht, die unterschiedlichen Dokumente wiedererkennbar im IT-System abzulegen. Vielmehr sollte zum Abschluss eines Projekts zumindest eine übergreifende Zusammenfassung mit einer Einführung, speziellen Ergebnispräsentation und Querverweisen zu den Detailinformationen erstellt werden.

Jede Transformation sollte auch durch besondere Ereignisse begleitet werden, damit die Wichtigkeit des Projekts auch erfahrbar wird. Hier schöpft Groß & Cie aus einem großen Fundus an unterschiedlichen Formaten, für alle Mitarbeiter oder nur die Führungskräfte. Zu den Klassikern gehören Open-Space Events, der Info-Markt oder Lern-Parcours.

Im Projektmanagement-Office werden auch diese Ereignisse organisiert und inhaltlich koordiniert, ggf. mit logistischer Unterstützung aus Fachabteilungen, je nach Struktur und Situation im jeweiligen Unternehmen. Bei Bedarf kann Groß & Cie. mit Partnern auch die komplette Umsetzung übernehmen.

Zu den Leistungen gehört auch die Vorbereitung der Referenten oder Redner, entsprechendes Coaching vorab, die Erstellung von Präsentationen oder Filmen. Ebenso kann Groß & Cie. die Moderation übernehmen. Auf jeden Fall ist jedes Ereignis an den übergreifenden Projektzielen auszurichten: Es ist ein großer Unterschied, ob das Change Projekt die Restrukturierung mit Personalanpassungen zum Ziel hat oder Unternehmen für mehr Wachstum zusammengeschlossen werden.