Change Management
Culture MUST NOT eat Strategy for Breakfast

Die Kultur, also die weichen Faktoren, verhindern die Umsetzung einer Strategie, das Erreichen harter Ergebnisse. So das bekannte Management-Mantra. Und in der Tat: Nach wie vor rauschen Change-Projekte in diese "Fress-Falle". Das muss nicht sein. Wenn das Thema Kultur nicht erst in der Umsetzung beachtet wird, sondern bereits Teil der Strategie ist.

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Talent Management
So wird die Gen Y gef√ľhrt

Die Generation Y, geboren von 1980 bis 1995, ist fast komplett in den Unternehmen angekommen. Sie ist als erste Generation mit dem Internet aufgewachsen. Und sie hat eigene Ansichten, was "gute Führung" bedeutet. Das zeigt eine aktuelle Masterarbeit an der Goethe-Universität Frankfurt am Main. 

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die menschen machen den unterschied | die basis
ist vertrauen | dazu sind kompetenz, erfahrung und
integrität wichtig | darauf ist bei Groß & Cie. verlass

Wir verlieren einen Tag pro Woche ‚Äď Tendenz steigend.

F√ľhrungskr√§fte erhalten im Schnitt 30.000 E-Mails pro Jahr. Rund 15 Prozent der Arbeitszeit der gesamten Belegschaft entfallen auf Meetings. Im Topmanagement werden jedes Jahr Tausende Stunden an Arbeitszeit vergeudet ‚Äď und das unn√∂tig. Der Grund: Besprechungen und Telefonkonferenzen ufern aus, zugleich m√ľssen Fluten von E-Mails bew√§ltigt werden. Dies sind Ergebnisse einer Studie der internationalen Managementberatung Bain & Company vom August 2014. Grundlage ist das Zeitmanagement von 17 Konzernen, das untersucht wurde.

Zeit wird in Unternehmen wie keine andere Ressource verschwendet. Die Studie von Bain ergibt, dass F√ľhrungskr√§fte heute 30.000 E-Mails pro Jahr erhalten. In den 1970er-Jahren mussten sie sich mit gerade mal 1.000 Anfragen und Mitteilungen befassen. Setzt sich diese Entwicklung fort, werden Topmanager bald mehr als einen kompletten Arbeitstag in der Woche f√ľr elektronische Kommunikation aufwenden.

Zudem sitzt die gesamte Belegschaft der untersuchten Unternehmen j√§hrlich rund 15 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen ‚Äď ein Wert, der seit 2008 stetig steigt. Die Sitzungen des Topmanagements summieren sich mitunter auf 7.000 Stunden pro Jahr. Werden die vorbereitenden Besprechungen mit den Teams und die Folgemeetings addiert, fallen insgesamt 300.000 Stunden an. Zudem halten sich F√ľhrungskr√§fte durchschnittlich gut zwei Tage pro Woche in Sitzungen mit mehr als drei Teilnehmern auf. Dabei finden laut Bain-Studie viele Meetings h√§ufig nur aus reiner Gewohnheit statt, weil diese so in den Prozessen vorgesehen oder in Projektroutinen festgelegt sind.

Kleinvieh macht auch Mist

Auch nimmt kontraproduktives Konferenzverhalten zu. Beginnt eine Sitzung nur f√ľnf Minuten zu sp√§t, entspricht dies etwa acht Prozent der Kosten, die f√ľr dieses Meeting anfallen. In einem der untersuchten Unternehmen haben 20 Prozent der Konferenzteilnehmer w√§hrend der Sitzung im Schnitt alle 30 Minuten drei oder mehr E-Mails verschickt. Bei 10.000 Mitarbeitern gehen auf diese Weise rund 60 Millionen US-Dollar verloren. Dies sind 20 Prozent der Gesamtkosten aller Meetings.

Speziell in Konzernen hat die Verschwendung von Arbeitszeit durch Besprechungen und E-Mails seine Ursache in der Unternehmenskultur. So pr√§gen sich im Zeitverlauf in gro√üen Organisationen komplexe Mechanismen aus, die einer st√§ndigen ‚ÄěWartung‚Äú bed√ľrfen, um reibungslos zu funktionieren. Die dadurch entstehenden Prozesse binden intern Ressourcen und verringern das Zeitkontingent, das f√ľr Kundendienst und Kundenpflege ben√∂tigt wird.

Unternehmenskultur entscheidend, Zeitfresser zu bändigen.

Die meisten Zeitmanagementsysteme sind auf die einzelne Person und einzelne Handlungen fokussiert. Dazu z√§hlen Empfehlungen, wie beispielsweise Besprechungen sinnvoll durchgef√ľhrt und E-Mails auf das Notwendigste beschr√§nkt werden k√∂nnen. Doch viele Unternehmenskulturen funktionieren heute anders. Wer E-Mails oder Einladungen zu Besprechungen ignoriert beziehungsweise nicht zeitnah beantwortet, riskiert es, Kollegen und Vorgesetzte zu ver√§rgern. Der soziale Druck in der Organisation steigt. Hier ist ein Change Management erforderlich, dass ganzheitliche wirkt. Einzig innovative Unternehmen pflegen eine Kultur, in der Zeit als ebenso knappe Ressource betrachtet wird wie das Kapital.

Zeit ist Geld - die acht größten Verlustbringer

In der Studie identifiziert Bain acht schwerwiegende S√ľnden im Zeitmanagement und zeigt auf, wie diese vermieden werden k√∂nnen:

  1. Unklare Terminplanung: Eindeutig festlegen, wen welche Themen betreffen und f√ľr wen welche Aufgaben Priorit√§t haben.
  2. Zeit kostet nichts: F√ľr jedes Projekt Zeitbudgets schaffen, die es so konsequent zu managen gilt wie Finanzetats.
  3. Aus jeder Idee ein Projekt machen: Jedem neuen Projekt einen Businessplan zugrunde legen.
  4. Komplexe Organisation: Strukturen vereinfachen. Zu viele F√ľhrungskr√§fte und -ebenen kosten Zeit und schaffen Mehrarbeit f√ľr die gesamte Organisation.
  5. Jeder kann ein Meeting einberufen: Klar bestimmen, wer befugt ist, Sitzungen anzusetzen.
  6. Entscheidungen treffen oder verhindern: Standardisierte Prozesse zur Entscheidungsfindung im Unternehmen sind unverzichtbar.
  7. Konferenzzeit ist Freizeit: Sitzungsdisziplin mit klarer Tagesordnung, guter Vorbereitung und p√ľnktlichem Beginn konsequent einfordern. Meetings wann immer m√∂glich vorzeitig beenden.
  8. Sinnlose Zeitinvestitionen: Die f√ľr Konferenzen aufgewendete Zeit festhalten, ebenso wie die Teilnehmer und das E-Mail-Volumen w√§hrend der Sitzung. Nur so l√§sst sich Effektivit√§t sicherstellen. Denn was nicht √ľberwacht wird, kann auch nicht gemessen werden.

Fazit - Appelle reichen nicht f√ľr eine Ver√§nderung

Eigentlich m√ľssten f√ľr jeden Manager anderthalb zus√§tzliche Kr√§fte eingestellt werden, um allein die Arbeit abzutragen, die er zus√§tzlich verursacht. So die Berechnungen von Bain. Besprechungen und Mails folgen. Um diese Situation grunds√§tzlich zu √§ndern, gen√ľgen keine Appelle oder einzelne, gut gemeinte Aktionen. Ein Umdenken und ganzheitliches Umsteuern ist n√∂tig. Bis dahin gilt weiter das Zitat von Management-Vordenker Peter Drucker: ‚ÄěVieles von dem, was wir Management nennen, besteht darin, den Menschen die Arbeit schwerzumachen.‚Äú