Auf welchem Weg sag ich`s meinen Leuten?
Informationskanäle der Mitarbeiterkommunikation
E-Mail, Intranet, Firmenzeitung oder persönliches Gespräch: Auf welchem Wege man mit Mitarbeitern kommuniziert, ist keineswegs beliebig. Denn Arbeitnehmer haben bei der Wahl des Empfangskanals klare Präferenzen, die sich nach Themen unterscheiden. Das ist das Ergebnis einer Studie der amerikanischen Kommunikationsexpertin Angela Sinickas (Journal of Website Promotion, 1/2005, Binghampton, New York). Grundlage der Studie war die Beobachtung der internen Kommunikation von 21 amerikanischen Großunternehmen über einen Zeitraum von sieben Jahren. Da die Mediennutzung sich in Deutschland nicht grundsätzlich unterscheidet und die identischen Kommunikationskanäle zur Verfügung stehen, sind die Ergebnisse auch hierzulande eine wichtige Anregung.
Auffällig ist, dass Printmedien in der Mitarbeiterkommunikation nicht durch die elektronische Kommunikation verdrängt werden, vielmehr weiterhin ausdrücklich gewünscht werden. Dies erklärt sich zum einen aus Mangel an Zeit, während der Arbeit im Intranet zu surfen und dem Hang, Printmedien beim Berufsweg (in Bus und Bahn) zu lesen. In einem der untersuchten Unternehmen für Software-Entwicklung sprachen sich die Mitarbeiter deutlich für den Erhalt ihrer regelmäßig erscheinenden Mitarbeiter-Zeitung aus. „Die willkommene Abwechslung zum Blick auf den Bildschirm“ zählte dabei zu den genannten Argumenten.
Mit dem wachsenden Angebot elektronischer Kommunikationskanäle, wird vor allem das persönliche Gespräch ersetzt. Im Durchschnitt wurde eine elektronische Kommunikation via E-Mail Newsletter vor allem bei den Themen Mitarbeiter Unternehmensnachrichten bevorzugt (69%). Am wenigsten beliebt sind dagegen Mitarbeiter Zielvereinbarungen oder Handlungsanweisungen per E-Mail – hier wird ganz deutlich immer noch das persönliche Gespräch vorgezogen.
Bei der Kommunikation über E-Mails (individuell, als Newsletter oder als Massen-E-Mail) ist auffällig, dass häufig entweder zu viel oder zu wenig auf diesem Wege kommuniziert wird. Nur 47% der Befragten Mitarbeiter waren zufrieden mit der Menge der Informationen, die sie auf elektronischem Weg erhielten. Die anderen verlangten entweder mehr oder weniger auf dem E-Mail-Weg informiert zu werden.
Bei der Beurteilung der elektronischen Informationskanäle differenzieren Mitarbeiter ganz deutlich zwischen so genannten Push- und Pull-Quellen. Push-Informationen (E-Mails, E-Newsletter), die den Mitarbeiter aktiv informieren werden allgemein bevorzugt. Wogegen Mitarbeiter bei den Pull-Quellen (wie Intranet und Websites) selber nach Informationen suchen müssen, was weniger beliebt ist. Lediglich bei den Themen Produkte, Wettbewerb, und Branchentrends rangierten Pull-Optionen vorne. Inzwischen hat sich allgemein eine Kombination aus Push- und Pull-Elementen etabliert, bei der E-Mails oder Newsletter mit Links zu den entsprechenden Websites versehen sind, um dem Leser bei Bedarf weitergehende Informationen zugänglich zu machen.
Fazit: Der Faktor Zeit spielt eine entscheidende Rolle in der Kommunikation. So gaben 59 % der in der Studie befragten Mitarbeiter „Zeitmangel“ als Hauptgrund dafür an, warum sie das Intranet so selten besuchen. ¼ der Befragten bemängelte, das Intranet sei zu kompliziert, um dort Informationen zu finden. Eine klare Handlungsempfehlung an eine möglichst anwenderfreundliche und einfach verständliche Navigation und Menüführung. Auffällig, dass 59% der Führungskräfte überzeugt sind, dass das Intranet Zeit spare und zu mehr Produktivität führe – was die Mitarbeiter eben genau anders sehen.